e-Tax Invoice คืออะไร มาทำความรู้จักใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์กันเถอะ !
บทความนี้มีหัวข้ออะไรบ้าง
e-Tax Invoice มีกี่รูปแบบ และใช้แตกต่างกันอย่างไรบ้าง
รายละเอียดใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์มีอะไรบ้าง
4 เอกสารอิเล็กทรอนิกส์สำหรับส่งสรรพากรมีอะไรบ้าง
การนำส่งข้อมูลใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ ให้กรมสรรพากรมีขั้นตอนอย่างไรบ้าง
e-Tax Invoice คืออะไร
e-Tax Invoice คือ ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ หรือ การออกใบกํากับภาษีในรูปแบบใหม่ ที่กรมสรรพากรได้นำมาใช้แทนการออกใบกำกับภาษีแบบกระดาษ ที่มีการใช้งานกันอย่างต่อเนื่องมาเป็นเวลานาน เพื่อใช้แสดงรายละเอียดมูลค่าสินค้าหรือบริการ และแสดงจำนวนภาษีที่เกิดจากการทำธุรกรรม ซึ่งเอกสารนี้ผู้ออกจะต้องเป็นผู้ประกอบการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มกับกรมสรรพากร
ในปัจจุบัน การออกใบกํากับภาษีได้มีการปรับเปลี่ยนข้อมูลให้เป็นในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ผ่านระบบออนไลน์ เพื่อยกระดับทั้งภาครัฐและภาคเอกชนให้เข้าสู่ยุคดิจิทัลซึ่งสามารถลดต้นทุนค่ากระดาษ ค่าหมึกพิมพ์ รวมถึงค่าใช้จ่ายอื่น ๆ และยังช่วยประหยัดเวลาในการเตรียมและจัดส่งเอกสารที่มีความสะดวก และรวดเร็วมากยิ่งขึ้น อีกทั้งยังช่วยลดพื้นที่สำหรับการจัดเก็บเอกสารให้มีความปลอดภัยและเป็นระบบ โดยไม่ต้องเพิ่มบุคลากรในการดำเนินงานต่าง ๆ
นอกจากนี้ ยังช่วยลดปัญหาเรื่องการใช้บริการขนส่ง โดยไม่ต้องกังวลว่าจะมีการจัดส่งที่ล่าช้าหรือส่งเอกสารผิดที่ เพราะระบบใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ สามารถส่งข้อมูลใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ให้กับกรมสรรพากรผ่านช่องทางออนไลน์ ทั้งระบบอีเมลและเว็บไซต์กรมสรรพากรได้เลยทันที !
e-Tax Invoice มีกี่รูปแบบ และใช้แตกต่างกันอย่างไรบ้าง
e-Tax Invoice หรือใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ มีทั้งหมด 2 รูปแบบ ดังนี้
1. e-Tax Invoice & e-Receipt
e-Tax Invoice & e-Receipt คือ ระบบบริการจัดทำและนำส่งข้อมูลใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ โดยผู้ประกอบการต้องจัดทำใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ และใบรับให้อยู่ในรูปของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ พร้อมลงลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) ที่มีความปลอดภัยและถูกต้องตามมาตรฐานสากล จึงสามารถนำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากรได้
ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ที่ออกผ่านระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt เป็นมาตรฐานที่มีผลทางกฎหมาย โดยจะต้องระบุหมายเลขใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์และลงลายมือชื่อดิจิทัลเป็นการยืนยันตัวตนของผู้ออกใบกำกับภาษีและรับรองถึงความถูกต้องของข้อมูล โดยเหมาะสำหรับเจ้าของธุรกิจหรือกิจการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (Vat 7%) ในรูปแบบไม่จำกัดรายได้
ข้อดีของการใช้ e-Tax Invoice & e-Receipt
– ช่วยลดต้นทุนค่าใช้จ่ายในการจัดพิมพ์และจัดเก็บเอกสารใบกำกับภาษีรวมถึงใบเสร็จรับเงิน
– ช่วยลดภาระในการจัดเตรียมเอกสารส่งถึงกรมสรรพากร
– ผู้ประกอบการสามารถนำส่งข้อมูล e-Tax Invoice & e-Receipt ให้กรมสรรพากรได้หลายวิธีตามความสะดวก
2. e-Tax Invoice by Email
e-Tax Invoice by Email คือ การดำเนินขั้นตอนจัดทำและนำส่งใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ให้กับคู่ค้าทาง Email ผ่านการประทับรับรองเวลา เหมาะสำหรับเจ้าของธุรกิจ หรือ กิจการขนาดเล็กที่มีรายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาท/ปี และจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (Vat) โดยมีการออกใบกํากับภาษีจํานวนไม่มาก หรือ ไม่มีการบริหารจัดการด้านเอกสารที่เป็นระบบขนาดใหญ่ รวมถึงด้านบุคลากรที่อาจยังไม่พร้อมดูแลการออกใบกํากับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างสมบูรณ์ตามที่กรมสรรพากรกําหนดผ่านระบบกลางของ สพธอ.
โดยผู้ประกอบการสามารถจัดทำ ส่งมอบ และเก็บรักษาใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ผ่านทางอีเมล รวมถึงจัดทำสำเนา (CC) ไปที่ csemail@etax.teda.th เพื่อให้ระบบอีเมลประทับรับรองเวลา (Time Stamp) จากนั้นระบบ e-Tax Invoice by Email จะส่งอีเมลที่มีประทับรับรองเวลาไปยังอีเมลของลูกค้า และผู้ประกอบการเพื่อจัดเก็บเป็นหลักฐานในการทำธุรกรรม และนำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากรอัตโนมัติ โดยไม่ต้องเสียเวลาไปยื่นด้วยตัวเอง
ข้อดีของการใช้ e-Tax Invoice by E-Mail
– ลดต้นทุนค่าใช้จ่ายในการจัดพิมพ์และการจัดเก็บใบกำกับภาษี
– อำนวยความสะดวกและรวดเร็วการออกและใช้ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์
– เป็นการเตรียมความพร้อมสำหรับผู้ประกอบการในการพัฒนาสู่ระบบการออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ที่สมบูรณ์ในอนาคต
รายละเอียดใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์มีอะไรบ้าง
รายละเอียดใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice) มีข้อบังคับใช้ 4 ข้อ ดังนี้
1. ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์เป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ 3 ประเภท คือ
- .pdf (Portable Document Format)
- .doc, .docx (Microsoft Word Document)
- .xls, .xlsx (Microsoft Excel)
2. ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ 1 ไฟล์ ต้องมีขนาดไม่เกิน 3 MB
3. ข้อมูลในไฟล์ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ต้อง ไม่ใช่รูปภาพ ห้ามใช้ การถ่ายภาพ หรือ การแปลงไฟล์จากเอกสารกระดาษมาเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์เด็ดขาด
4. ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ต้องมีการลงลายเซ็นดิจิทัล (Digital Signature) หรือ ประทับรับรองเวลา (Time Stamp) ผ่านระบบ e-Tax Invoice by Email เพื่อให้เอกสารนี้ถูกต้องตามกฎหมาย และสามารถใช้เป็นหลักฐานสำคัญในทางกฎหมายได้
4 เอกสารอิเล็กทรอนิกส์สำหรับส่งสรรพากรมีอะไรบ้าง
1. ใบกำกับภาษี (Tax Invoice) ตามมาตรา 86/4 แห่งประมวลรัษฎากร
2. ใบเพิ่มหนี้ (Debit Note) ตามมาตรา 86/9 แห่งประมวลรัษฎากร
3. ใบลดหนี้ (Credit Note) ตามมาตรา 86/10 แห่งประมวลรัษฎากร
4. ใบรับ (Receipt) ตามมาตรา 105 ทวิ แห่งประมวลรัษฎากร
การนำส่งข้อมูลใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ ให้กรมสรรพากรมีขั้นตอนอย่างไรบ้าง
ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice) และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ (e-Receipt) สามารถจัดทำพร้อมลงลายเซ็นดิจิทัล (Digital Signature) เพื่อยืนยันตัวตนบุคคลว่าเอกสารมีความถูกต้อง ได้รับการเซ็นรับรองจากบุคคลนั้นจริง และเอกสารดังกล่าวไม่ได้มีการเปลี่ยนแปลง หรือ แก้ไข โดย 3 วิธี ดังนี้
1. สำหรับผู้ประกอบการที่มีผู้พัฒนาซอฟต์แวร์ของตนเองในการจัดทำ e-Tax Invoice & e-Receipt หรือ มีโปรแกรมสำเร็จรูปในการจัดทำบัญชี หรือ ระบบ ERP สามารถจัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ ที่มีการลงลายมือชื่อดิจิทัลตามรูปแบบและเงื่อนไขที่กรมสรรพากรกำหนด โดยสามารถนำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากรตามช่องทางการนำส่งข้อมูลที่เหมาะสมกับลักษณะของกิจการ โดยมีทางเลือกในการจัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ได้ 3 วิธี ดังนี้
วิธีที่ 1 จัดทำข้อมูลรูปแบบ XML File ตามข้อเสนอแนะมาตรฐานด้านเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร ที่จำเป็นต่อธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ ว่าด้วยข้อความอิเล็กทรอนิกส์ สำหรับการซื้อขายสินค้าและบริการ (ขมธอ.3-2560) เท่านั้น ซึ่งต้องลงลายเซ็นดิจิทัล (Digital Signature)
วิธีที่ 2 จัดทำข้อมูลรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์อื่น ๆ เช่น PDF/A-3, Microsoft Word (.doc, .docx) หรือ Microsoft Excel (.xls, .xlsx) โดยต้องลงลายเซ็นดิจิทัล (Digital Signature)
วิธีที่ 3 จัดทำข้อมูลผ่านระบบบริการ RD Portal ของกรมสรรพากร ต้องลงลายเซ็นดิจิทัล (Digital Signature) ที่โปรแกรมสร้างและตรวจ (Ultimate Sign & Viewer)
สำหรับการส่งมอบข้อมูลให้ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ สามารถทำได้ด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ เช่น อีเมล หรือ วิธีการอื่น ๆ ตาม พ.ร.บ.ธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์
2. สำหรับผู้ประกอบการที่ไม่มีซอฟต์แวร์จัดทำบัญชี สามารถดำเนินการได้ด้วย 2 วิธี ดังนี้
วิธีที่ 1 จัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ โดยลงลายมือชื่อดิจิทัลด้วยระบบ RD Portal ของกรมสรรพากร
วิธีที่ 2 จัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ด้วยโปรแกรมสำเร็จรูป เช่น Microsoft Word (.doc, .docx), Microsoft Excel (.xls, .xlsx) หรือ PDF/A-3 และส่งให้ระบบ e-Tax Invoice by Email เพื่อประทับรับรองเวลา (Time Stamp)
โดยระบบ e-Tax Invoice by Email เหมาะสำหรับกิจการที่มีรายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาท/ปี และยังไม่พร้อมที่จะเข้าสู่ระบบการจัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์หรือใบรับอิเล็กทรอนิกส์ ด้วยการลงลายเซ็นดิจิทัล (Digital Signature) สามารถจัดทำได้ด้วยระบบ e-Tax Invoice by Email แต่สำหรับกรณีนี้ กรมสรรพากรบังคับว่าใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ ต้องเป็นไฟล์ PDF/A-3 เท่านั้น โดยเริ่มบังคับใช้ตั้งแต่วันที่ 1 ม.ค. 2561 เป็นต้นไป
3. สำหรับผู้ประกอบการที่ต้องการนำส่งผ่านระบบตัวแทน etax.one.th
ระบบ etax.one.th เน้นอำนวยความสะดวกและรวดเร็วกว่า โดยบริษัทเป็นตัวแทนนำส่งข้อมูลใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ให้กรมสรรพากรแทนผู้ประกอบการ ด้วยระบบรับ – ส่งข้อมูลที่เชื่อมต่ออย่างมั่นคงและปลอดภัย ได้รับการรับรองตามข้อเสนอแนะมาตรฐานจากสำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (สพธอ.) ETDA ว่าด้วยการรักษาความมั่นคง ความปลอดภัยสารสนเทศสำหรับผู้ให้บริการจัดทำ ส่งมอบ และเก็บรักษาข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (ขอธอ. 21-2562) ระดับพื้นฐาน
etax.one.th พร้อมระบบการเชื่อมต่อที่รองรับถึง 3 รูปแบบ
รูปแบบที่ 1 การเชื่อมต่อในรูปแบบ API (Application Programming Interface) คือ วิธีเรียกใช้โปรแกรมโดย Server ของผู้ใช้งาน สามารถเข้ามาใช้งานหรือเชื่อมต่อกันได้ โดยการออกคำสั่งภายใต้รูปแบบที่กำหนดหรือตกลงกัน
รูปแบบที่ 2 การเชื่อมต่อแบบ SFTP (Secured File Transfer Protocol) คือ โปรโตคอล ที่นำมาใช้ในการถ่ายโอนไฟล์ ทำหน้าที่ช่วยติดต่อสื่อสารระยะไกลระหว่าง Client Server เพื่อให้ผู้ใช้งานเข้าถึงเอกสาร และจัดการเอกสาร รวมถึงเคลื่อนย้ายเอกสารได้ปลอดภัยมากยิ่งขึ้น
รูปแบบที่ 3 การเชื่อมต่อแบบ Robot Transfer คือ การ Export to Input Folder เข้าระบบ Service Provider และ สามารถ Output Folder ได้ตามต้องการ
ข้อดีของการใช้งานบนระบบ etax.one.th
– Dashboard Monitoring ที่ใช้งานง่าย
– Technical Log ค้นหา เคลียร์ข้อมูล ขอไฟล์ Excel ได้ไม่ยุ่งยาก
– Accounting Report รายงานภาษีขายได้ในทุกรายการ
– Resend Invoice ค้นหาเอกสารได้อย่างครบครัน
– Input PDF & CSV File ได้ทุกเอกสาร
– Output PDF & XML Files Signing Completed ได้อย่างสมบูรณ์แบบ
การนำส่งข้อมูลใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ผ่านระบบตัวแทน etax.one.th จึงเป็นอีกหนึ่งตัวเลือกที่เหมาะสำหรับการนำส่งใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ ให้กรมสรรพากรเพราะมีความน่าเชื่อถือ อีกทั้งยังใช้งานง่ายในไม่กี่ขั้นตอน ช่วยเพิ่มความสะดวกรวดเร็วให้มากกว่าเดิม
หากผู้ใช้บริการ gate.openlandscape.cloud ต้องการใช้งาน e-Tax Invoice เพื่อส่งใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์การใช้งาน OpenLandscape Cloud ให้กับกรมสรรพากรโดยอัตโนมัติ สามารถกดใช้งานได้ที่ วิธีการขอใบกำกับภาษี (e-Tax) บน OpenLandscape Cloud
หากมีข้อสงสัย หรือต้องการสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมสามารถติดต่อได้ที่ บริษัท บริษัท โอเพ่นแลนด์สเคป จำกัด ผ่านทางอีเมล technical-support@ols.co.th หรือศูนย์บริการข้อมูลลูกค้าหมายเลข 02-257-7189 ได้ตลอด 24 ชั่วโมง
ข้อมูลอ้างอิง
จบการศึกษาจากคณะมนุษยศาสตร์ มหาวิทยาลัยศรีนครินทรวิโรฒ